190404 #10分エッセイ「仕事に追われている人に伝えたい考え方……最近の学びから」

今日も10分。

午後半休だったので14時に退勤して、とりあえずカフェに寄ってちょっとゆっくりしたあと、帰宅してダラダラしてしまった。

ここからチャージかけて、もりもり作業したい。

◇

社内向けの講演をセッティングするために、外部研修会社の方とお話をしているときに教えてもらった話より。

「ない」がたくさんある現代の職場。

人がいない、金がない、時間がない、教える人がいない、新しいことをやろうにもノウハウがない……

そんな中で、どう効率的に仕事をしていくか。

研修会社の先生が教えてくれたのは、「仕事の優先順位付けのマトリクス」

↑のブログに書かれていることとほぼ同じことを教えてもらったので、ぜひ参照しながらこの先も読み進めて欲しい。

超簡単にまとめると、自分の仕事を以下の2つの軸でマトリクスを作成する。

すると、「①緊急かつ重要」「②緊急ではないが重要」「③緊急だが重要ではない」「④緊急でも重要でもない」という4つの象限が出来上がるので、その中に自分の仕事を当てはめてみる。

では、このなかで真っ先に取り組まなければいけないのはどれか？

……誰が考えてもわかる。

当然「①緊急かつ重要」な仕事だ。ここには、取引先とのやり取りやお客様対応(良いものもあれば、クレーム対応などのネガティブなものも含む)、締切が迫った資料の作成や提出物などが当てはまることが多い。

で、次が「②緊急ではないが重要」な仕事なのだけど、これが実は「自分の仕事の価値」を一番多く生み出すエリアである。

例を挙げるとわかりやすい。業務効率アップのための仕組みづくりや、今より成果を上げるための自分や部下の教育など、別に今すぐやらなくてもいいけど、やれば自分や組織のレベルが上がるというモノが多い。

もちろん、「今すぐやらなくてもいい」という意味では、締切がまだ先にある資料の作成や提出物、またお客様との約束なども含まれる。

このフレームワークの考え方の、大事なのはここから。

「①緊急かつ重要」な仕事は、焦って何をほっぽり出してでもやらなければいけない仕事なのだけれど、実はこのエリアに入る仕事は、計画的な行動によって減らすことが出来る。

…ここまでで10分。あとちょっと書かせてください。笑

先ほど挙げた①の例を、再度整理する。

取引先とのやり取り→余裕を持ってやっておけばいいじゃん(突発のもの以外)
お客様対応(良いものもあれば、クレーム対応などのネガティブなものも含む)→クレームの発生原因は何？教育不足やコミュニケーション不足が原因なら、「②緊急ではないが重要」な仕事として対処しておけば、発生しなかったんじゃない？
締切が迫った資料の作成や提出物→最終のデッドラインからさかのぼって計画(マイ締切)を立てて、それまでにやっておけばいいじゃん

と、こんな風に。

僕は今の部署2年目にして、「①緊急かつ重要」の領域の仕事を突発の対応以外ほとんど無くすことができ、仕事に追われるということがほとんど無くなった。

その領域に入った今だからこそ思うことは、やはり「仕事に追われている人」は、計画的な仕事の組み立て方が甘い(ように客観的に見えることが多い)

処理能力がどうだとか、経験がどうだとか、そういうのはその先の話で、理論的には「仕事が遅いなら、それも見込んだ計画を組んでやるしかない」となる。

ほら、すぐ他人に厳しくなる…笑

ちなみに、現場時代に「③緊急だが重要ではない」ルーチンワークが稼働時間の実に約7～8割を占めるサービス業の中間管理職をしていた。

このときは注力すべきベクトルがまた少し違うと思っていて、これまで書いてきた「①緊急かつ重要」「②緊急ではないが重要」の計画的やりくりに加えて、「③緊急だが重要ではない」仕事の時間をいかに圧縮できるのかの努力をする必要がある。

まぁ、それを考え、方法を検討し、実行に移すことこそが、実は「②緊急ではないが重要」な仕事だったりもするのだけど。

仕事に追われてヘロヘロになっている人に届けば幸い。

【今日の空】

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